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Aufgaben einer Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung beschäftigt sich mit der Verwaltung von Wohnanlagen, Eigentumswohnungen, vermieteten Wohnhäusern (meistens Mehrparteienhäuser) und Gewerbeobjekten. Die Aufgaben der Hausverwaltung sind gesetzlich nicht geregelt und werden zwischen Eigentümer und Hausverwaltung vertraglich festgelegt.

Eine Hausverwaltung hat sehr vielfältige Aufgaben, die in kaufmännischen und technischen Bereichen unterteilt werden. Zu den kaufmännischen Aufgaben gehört die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder der Eigentümer. Der Hausverwalter ist verpflichtet, für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan zu erstellen und nach Ablauf des Jahres eine detaillierte Abrechnung vorzulegen.

Die Hausverwaltung überreicht einen Schlüssel.

Bei der Eigentümerversammlung werden dann der Wirtschaftsplan und die Abrechnung zur Zustimmung eingereicht. Die Abrechnungsprüfung wird zusammen mit dem Verwaltungsbeirat durchgeführt. Durch einen separat abgeschlossenen Vertrag mit dem Verwalter kann von ihm auch die Mietverwaltung übernommen werden.

Der Hausverwalter ist für die Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums und die ordnungsgemäße Instandhaltung verantwortlich und muss alle dafür notwendigen Maßnahmen ergreifen. Mindestens ein Mal im Jahr muss der Hausverwalter die Eigentümerversammlung vorbereiten und einberufen. Die Eigentümerversammlung wird vom Hausverwalter persönlich geleitet und deren Ergebnisse werden von ihm protokolliert.

Die während der Versammlung gefassten Beschlüsse der Wohnungseigentümer sind dann vom Hausverwalter umzusetzen. Dafür holt er zum Beispiel Handwerkerangebote ein, wertet diese aus und erteilt nach der Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat oder den Wohnungseigentümern die notwendigen Aufträge. Des Weiteren überwacht der Hausverwalter die ordnungsgemäße Ausführung dieser Aufträge, prüft sämtliche Eingangsrechnungen und begleicht diese.

Die Hausverwaltung wickelt den kompletten Zahlungsverkehr ab und sorgt für die Verwaltung und Bildung der Instandhaltungsrücklage. In der Verantwortung der Hausverwaltung liegt die Einhaltung von Fristen, so dass Rechtsnachteile der Eigentümergemeinschaft ausgeschlossen werden. Auf Beschluss der Eigentümer werden deren Ansprüche gerichtlich und außergerichtlich geltend gemacht und vom Hausverwalter durchsetzt. Der Hausverwalter ist auch bei Streitigkeiten unter den Eigentümern oft gefragt, um die Streitsituation mit seinem psychologischen Geschick zu lösen.

Das Honorar für die Dienstleistungen der Hausverwaltung wird meistens auf die einzelnen Wohneinheiten basierend als prozentuale Beteiligung oder Fixbetrag berechnet, wobei der Leerstand oft gesondert berechnet wird. Die Kosten dieses Honorars sind nur vom Eigentümer zu zahlen und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Qualifikationen einer Hausverwaltung

Oberstes Ziel der Tätigkeit eines Hausverwalters soll die Werterhaltung und Wertsteigerung der Immobilie sein. Das ist nur dann möglich, wenn das Objekt optimal bewirtschaftet und betreut wird. Um alle Aufgaben im Auftrag der Wohnungseigentümer erfüllen zu können, sind für einen Hausverwalter vielseitige umfangreiche Kenntnisse in kaufmännischen und technischen Bereichen, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen notwendig.

die Mitarbeiter einer Wohnungsgesellschaft

Die Risiken für Versäumnisse und Fehler sind zahlreich. Auch wenn ein Verwalter bereit ist, für wenig Geld zu arbeiten, kann ein „Spezialist“ mit oberflächlichen Kenntnissen und wenig Erfahrungen im Bereich der Hausverwaltung für eine Eigentümergemeinschaft sehr teuer werden. Ein professioneller verantwortungsvoller Hausverwalter nimmt laufend an Aus- und Fortbildungsprogrammen oder speziellen Hausverwaltungsseminaren teil, um seine Kenntnisse ständig zu aktualisieren.

Er unterhält zum zusätzlichen Schutz seiner Kunden eine spezielle Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, weil selbst den bestausgebildeten und erfahrensten Fachleuten Fehler unterlaufen können. Eigentümergemeinschaften sollten sich gut beraten lassen, indem sie einen potenziellen neuen Verwalter über seine Arbeitsweise und Erfahrungen befragen, bevor sie ihm ihren Auftrag erteilen. Für einen guten Verwalter bereiten selbst "bohrende" Fragen von Wohnungseigentümern keine Probleme und er wird sie bereitwillig beantworten. Er wird bereit sein, seine Honorarsätze offen zu erläutern und genau zu definieren, welche Leistungen er dafür erbringen wird.

Auch wenn der teuerste Hausverwalter zwar noch lange keine Garantie für den besten Spezialisten ist, besondere Vorsicht ist aber geboten, wenn das geforderte Honorar im Vergleich zu den versprochenen Leistungen zu niedrig erscheint. Hausverwaltung gehört zu den hochwertigen und verantwortungsvollen Dienstleistungen, die ihren entsprechend angemessenen Preis haben, der sich bei ausgezeichneter Arbeit am Ende für alle Beteiligten lohnt.

Um Immobilieneigentum erfolgreich verwalten zu können, ist die Hausverwaltung auf die Erfahrung mehrerer Spezialisten angewiesen: Hausmeister, Handwerker, Buchhalter, Steuerberater, usw. Hausverwaltungsfirmen müssen engen Kontakt zu Sachverständigen, Fachleuten, Architekten, Rechtsanwälten halten und auf eine ständige Weiterbildung ihrer Hausverwaltung achten, damit sie hohen Ansprüchen gerecht werden können.
Dank den Dienstleistungen einer professionellen Hausverwaltung auf der Grundlage des Wohnungseigentumsgesetzes werden Immobilien optimal verwaltet, Abläufe optimiert und Kosten reduziert.